CONDITIONS GENERALES DE SERVICES

1. PRÉAMBULE ET DÉFINITIONS

Les présentes conditions générales de services, ci-après les « CGS » ont vocation à encadrer les conditions dans lesquelles le cabinet Arkhè, ci-après le « Prestataire », société par actions simplifiée immatriculée sous le numéro 952 074 557 au Registre du Commerce et des Sociétés du Puy-En-Velay, demeurant 27 route du Velay – Riotord et représentée par Madame Piercélia VOUTOUKI-NIANGUI, présidente, Conseil en Propriété Industrielle et Mandataire agréé près l’Office de l’Union Européenne pour la Propriété Intellectuelle, réalise ses Prestations au profit de ses clients, ci-après désignés « Client ».

Le Client et le Prestataire sont ci-après nommés ensemble désignés les « Parties ».

Les « Prestations » s’entendent de toutes prestations de conseil, d’analyse de portefeuilles de droits de propriété intellectuelle, d’assistance et de représentation pour l’acquisition, l’exploitation, le maintien, la défense et la valorisation des droits de propriété intellectuelle.

Les Prestations incluent également les services de conseil, d’assistance et de représentation en matières de droits connexes tel que la rédaction de consultations juridiques ou d’actes sous seing privé.

Les présentes CGS déterminent les obligations respectives du Prestataire et du Client.

Les CGS s’appliquent, sans exception, à tous les mandats donnés au Prestataire et à toute Prestation réalisée par lui, et à tous les Clients, quels que soient leur activité, leur objet social, leur forme juridique, sauf indication expresse et préalable du Prestataire. L’absence de revendication expresse par le Prestataire des CGS ne saurait être interprétée comme une renonciation quelconque à leur application.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGS, accessible sur le site internet du Prestataire www.cabinet-arkhe.fr, au moment de la validation de toute lettre de mission/devis y faisant référence.

En tout état de cause, toute autorisation écrite donnée pour l’accomplissement d’une Prestation, l’envoi d’instructions écrites, la signature d’un mandat, ou encore, le règlement d’une demande de provision valent acceptation préalable des CGS par le Client.

Le Client renonce à invoquer ses propres conditions générales d’achat, ou d’autres conditions particulières discordantes, qui seront, dès lors, inopposables au Prestataire.

La nullité ou la caducité de l’une des clauses des présentes CGS est sans incidence sur la validité et l’applicabilité des autres clauses.

Le Prestataire est libre d’apporter des modifications aux présentes CGS, notamment en cas d’évolution de la législation ou des pratiques et usages professionnels en vigueur. Les CGS mises à jour s’appliqueront à compter de leur date d’émission.

2. CONCLUSION DU CONTRAT

2.1 Objet et nature du contrat

Préalablement à l’accomplissement des Prestations, le Prestataire soumettra au Client une proposition de prestation/lettre de mission et un devis, valant contrat entre les Parties, à compter de l’acceptation par le Client.

Ce contrat précisera :

La nature de la prestation
Le prix de la prestation hors-taxe
Les modalités de paiement
Le planning prévisionnel de la mission
Le rappel de l’adhésion pleine et entière du Client aux CGS

2.2 Acceptation

Le Client confirmera sa commande au Prestataire en lui retournant la lettre de mission et/ou le devis dûment signés avec la mention « bon pour accord », par voie postale ou courrier électronique.

L’acceptation de la lettre de mission par le Client devra aussi être accompagné de la provision correspondante.

L’exécution de la Prestation détaillée dans la lettre de mission ne pourra débuter qu’à réception de l’acceptation écrite du Client, de la provision ainsi que de l’ensemble des instructions et éléments essentiels au Prestataire pour sa réalisation.

Les conditions précitées pourront être écartées, à la libre discrétion du Prestataire, dans les situations d’urgence impliquant la conservation et la sauvegarde des droits du Client.

3. CONDITIONS FINANCIÈRES

3.1 Prix et estimatifs

Le Prestataire tient à la disposition du Client une grille tarifaire précisant ses tarifs habituels, ainsi que les honoraires au temps passé, en l’absence de barème.

Au cas par cas, une convention d’honoraires peut être établie entre le Prestataire et le Client.

Les prix peuvent être calculés au forfait, à l’heure, ou à la journée.

Le prix des prestations, estimé par le Prestataire dans les lettres de mission/devis, est une évaluation de bonne foi basée sur les éléments connus à la date de leur calcul. Ce prix ne doit pas être considéré comme ferme et définitif et pourra être amené à varier en fonction d’éléments/d’événements nouveaux, impliquant des travaux complémentaires.

Généralement, les devis n’incluent pas, sauf indication expresse, les frais, taxes et honoraires externes, ni les éventuels traduction, légalisation, obtention et fourniture de documents complémentaires pouvant être sollicités par les offices et autres administrations ainsi que par nos prestataires à l’étranger. Ces montants ne sauraient être calculés en avance.

Ces frais, taxes et honoraires externes, auxquels pourront être ajoutés des frais administratifs, visant à couvrir les charges bancaires, administratifs, de change, seront donc facturés en sus des honoraires du cabinet Arkhè.

La préparation d’une lettre de mission qui aurait nécessité des réunions de travail, des frais de déplacement et/ou une étude préalable pourra être facturée au Client.

Les tarifs mentionnés dans les lettres de mission/devis s’entendent hors taxes (HT). Une TVA au taux légal en vigueur au jour de la facturation sera appliquée en sus.

3.2 Provision

Conformément aux usages de la profession de Conseil en Propriété Industrielle, la réalisation de toute Prestation sera subordonnée au règlement préalable d’une provision égale à au moins cinquante pour cent (50%) du montant global TTC de la Prestation.

Le Prestataire se réserve le droit de demander le règlement d’une provision portée à la totalité du montant de la Prestation, notamment pour les nouveaux Clients.

L’exécution de la Prestation est subordonnée à la réception par le Prestataire de l’intégralité de la provision demandée, et ce quelles qu’en soient les conséquences sur le maintien des droits du Client.

Les factures de provision sont payables comptant à réception.

3.3 Factures

Une fois les Prestations réalisées par le Prestataire, ce dernier procèdera à la facturation du solde dans les meilleurs délais.

Le prix est exprimé en euro HT et est soumis à la TVA applicable au montant de la facture.

Les factures sont payables comptant à trente (30) jours fin de mois à compter de leur date d’émission.

3.4 Modalités de paiement

Les modalités de paiement sont mentionnées dans le devis.

Le paiement sera effectué :

Par virement bancaire, ou
Par chèque

Aucune contestation du Client ne justifie de suspension ou de retenue dans le paiement des factures.

3.5 Retard de paiement

Tout défaut ou retard de paiement dans le délai prescrit entrainera la suspension ou l’annulation de l’exécution de la Prestation en cours, ou la rétention des documents et informations, au choix du Prestataire, et ce jusqu’au recouvrement total des sommes dues.

Des pénalités de retard seront par ailleurs calculées en application des dispositions légales en vigueur, sans qu’aucune formalité de mise en demeure préalable ne soit exigée (LME 2008-776 du 4 août 2008).

Le taux de pénalités dues en cas de paiement hors délai correspond à trois fois celui de l’intérêt légal.

Les pénalités de retard seront calculées sur le montant total des sommes dues au Prestataire, et ce jusqu’à leur règlement intégral.

4. DÉLAIS D’EXÉCUTION ET LIVRAISON

4.1 Prise en charge du mandat

Le Prestataire s’exprimera sur sa décision de prendre en charge ou non le mandat soumis par le Client, dans un délai maximal de trois (3) jours ouvrés à compter de la réception de la demande du Client. Cette demande pourra être soumise par voie postale ou par courrier électronique, accompagnée des documents pertinents (exemple : titre de propriété, lettre de mise en demeure, notification des offices, etc.).

Le Prestataire est libre d’accepter ou de refuser la prise en charge des mandats qui lui sont soumis, en application du règlement intérieur CNCPI, sous réserve de la sauvegarde des intérêts légitimes du Client.

4.2 Commande du Client

A la demande du Prestataire, le Client est tenu de transmettre dans le délai qui lui est notifié, tous documents, informations et instructions nécessaires à la réalisation de la Prestation.

Lorsque les Prestations sont soumises à un délai imposé par une autorité administrative, le Client est tenu de fournir ses instructions dans les meilleurs délais. Les instructions doivent par ailleurs nécessairement être confirmées par un écrit.

Le Client devra fournir au Prestataire les adresses électronique et postale auxquelles il souhaite recevoir les correspondances liées à la commande et pour l’envoi des certificats originaux. Il s’engage par ailleurs à tenir le Prestataire informé immédiatement de tout changement d’adresse, afin de garantir la continuité de la Prestation fournie.

Le Client sera seul responsable des dommages qui pourraient résulter du défaut d’instructions, d’instructions tardives ou reçues après l’expiration des échéances communiquées par le Prestataire.

Le client sera également tenu pour seul responsable d’un retard de livraison dû à un défaut d’indication ou à une indication erronée dans les informations fournies au Prestataire (relatives à la Prestation, à l’adresse…) lors de la commande.

4.3 Réalisation des missions par le Prestataire

Le Prestataire est tenu de réaliser les Prestations dans un délai raisonnable selon ses propres possibilités et contraintes, sauf dans les cas où un délai est imposé par une administration. En tout état de cause, les horaires de réception des instructions sont compris entre 8h00 et 18h00.

Les délais transmis par le Prestataire sont donnés à titre indicatif et tout dépassement desdits délais ne saurait constituer un motif de résiliation du contrat.

Le délai de réalisation des Prestations commence à courir à compter de la réception par le Prestataire de l’accord du Client, de l’intégralité de l’acompte, et de la fourniture par le Client de l’ensemble des informations nécessaires au Prestataire à la bonne réalisation de la Prestation.

Une fois les prestations réalisées, un compte-rendu sera adressé au Client, accompagné d’une facture.

5. OBLIGATIONS DES PARTIES

5.1 Obligations du Prestataire

5.1.1 Déontologie

Le Cabinet Arkhè est tenu aux obligations légales régissant la profession de Conseil en Propriété Industrielle, et notamment les dispositions de l’article L422-11 qui prévoient que :

« En toute matière et pour tous les services mentionnés à l’article L. 422-1, le conseil en propriété industrielle observe le secret professionnel. Ce secret s’étend aux consultations adressées ou destinées à son client, aux correspondances professionnelles échangées avec son client, un confrère ou un avocat, à l’exception pour ces dernières de celles portant la mention “officielle”, aux notes d’entretien et, plus généralement, à toutes les pièces du dossier. »

Le Cabinet Arkhè est également tenu par les dispositions du Règlement intérieur de la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle. Conformément à ces dernières, le Cabinet Arkhè est libre de refuser toute nouvelle affaire et de mettre fin à un mandat en cours à conditions d’avertir le Client sans délai et de prendre les mesures nécessaires à la sauvegarde des droits du Client.

5.1.2 Obligation de moyen

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution de ses missions. Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens et non de résultat.

Le Prestataire ne sera par conséquent pas considéré comme étant responsable de l’obligation d’indemniser les dommages matériels encourus ou subis par le Client, tels que les préjudices financiers liés à la perte de chiffre d’affaires, de bénéfices, de contrats ou de clientèle dès lors que tout le soin nécessaire à la réalisation de la Prestation aura été observé par le Prestataire.

Par ailleurs, le Prestataire ne saurait voir sa responsabilité engagée en cas de défaillance des tiers auxquels des missions peuvent être confiées (exemple : traducteur, agent étranger…).

5.1.3 Étendu des obligations

Le Prestataire prend les engagements suivants :

Respecter la confidentialité des échanges, informations, documents fournis par le Client et désignés comme tels. Cette obligation se maintiendra aussi longtemps que les informations ne seront pas rendues publiques ;
Respecter la confidentialité des Prestations réalisées pour le compte du Client ;
Respecter l’objet du mandat ;
Restituer tout document communiqué par le Client à la fin de chaque Prestation, conformément à la politique de conservation des données personnelles ;
Tenir le Client régulièrement informé de l’avancement des dossiers et procédures en cours ;
Eviter les situations de conflits d’intérêt. Le Cabinet Arkhè peut être amené à refuser un nouveau dossier ou un nouveau client, ou à se désister d’une affaire en cours, ou encore à agir en tant qu’amiable compositeur si les circonstances le permettent et en accord avec les parties. La responsabilité du Cabinet Arkhè ne saurait toutefois être engagée en cas de défaillance dans la détection par le Prestataire d’une situation de conflit d’intérêt.

Toutes les données à caractère personnel récoltées par le Prestataire sont uniquement utilisées à des fins de gestion, de facturation et de suivi des dossiers du Client.

Le Prestataire s’engage à respecter les dispositions de la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 et le Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, sous réserve des obligations requises par certains offices de Propriété Intellectuelle, notamment sur la désignation du déposant.

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, de limitation, d’opposition et d’effacement de ses données, ainsi que d’un droit à la limitation du traitement de celles-ci. Afin d’exercer ces droits, les personnes concernées peuvent prendre contact avec le Prestataire à l’adresse électronique donneesperso@cabinet-arkhe.fr ou par courrier postal à l’adresse postale : Cabinet Arkhè, Service de protection des données, 27 route du Velay, 43220 Riotord.

Le Prestataire a par ailleurs souscrit à une assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle et couvrant les Prestations effectuées par ses soins.

5.2 Obligations du Client

Le Client prend les engagements suivants :

Fournir, avant toute Prestation, tous les éléments de nature à l’identifier et notamment, son extrait Kbis, la copie de ses statuts, l’identification des donneur d’ordre et du titulaire des droits, l’adresse à laquelle les correspondances doivent être envoyées, les liens contractuels avec des tiers ou des partenaires ;
Fournir au Prestataire toutes les informations et tous les documents nécessaires à la réalisation de la Prestation dans les délais prescrits ;
Vérifier que les informations et documents soumis au Prestataire sont exacts et exhaustifs ;
Fournir les instructions au Prestataire en temps utiles afin de permettre au Prestataire de réaliser ses Prestations dans le délai convenu entre les Parties ou imposé par les offices, le cas échéant. Les instructions devront nécessairement être données ou confirmées par écrit ;
Répondre promptement aux sollicitations du Prestataire pour le bon accomplissement des Prestations ou formalités en cours ;
Communiquer au Prestataire dans les plus brefs délais tout changement relatif à son organisation, activité et ses coordonnées ;
Informer le Prestataire dans les plus brefs délais de l’ouverture d’une procédure collective ou de la menace d’une procédure collective ;
Respecter la confidentialité de tous les documents de travail établis et transmis par le Prestataire, ces documents étant couverts par le secret professionnel, le secret des affaires et étant la propriété intellectuelle du Cabinet Arkhè.

Dans tous les cas, le Client est tenu aux obligations de coopération et de loyauté à l’égard du Prestataire.

Le Client sera tenu pour seul responsable des dommages qui pourraient résulter de la transmission d’informations erronées ou incomplètes, du retard dans la transmission de ces informations ou de l’absence de réponses aux sollicitations du Prestataire.

6. MANDAT DE REPRÉSENTATION

Dans le cadre de ses missions, le Prestataire pourra être amené à représenter le Client devant les Offices INPI, l’EUIPO, l’OMPI et certains offices nationaux.

Le Prestataire pourra également faire appel à des confères étrangers et se fera représenter par ces derniers pour l’accomplissement de procédures devant les Offices étrangers.

Dans certains de ces cas, il pourra être demandé au Client de signer un pouvoir de représentation au profit du Prestataire ou des agents étrangers qui représenteront le Client devant les offices étrangers.

7. COLLABORATION AVEC DES TIERS

Pour garantir le succès des Prestations, le Prestataire peut décider, si nécessaire, de déléguer certaines Prestations, ou certaines parties de Prestations, à un prestataire externe, tels que des Huissiers de justice, avocats, juristes spécialisés, webmasters, graphistes, traducteurs, etc.

Le Prestataire garantira par une obligation de moyens la bonne exécution de la Prestation par ces prestataires externes et s’assurera de leur engagement au respect de la confidentialité des informations transmises par le Prestataire.

8. RÉSILIATION

Le Prestataire pourra résilier le contrat entre les Parties conformément au règlement intérieur CNCPI, sous réserve de la sauvegarde des intérêts légitimes du Client, notamment en laissant au Client un délai suffisant afin qu’il confie ses dossiers à un nouveau mandataire dont les coordonnées seront communiquées au Prestataire.

Le Client est libre de résilier le mandat donné au Prestataire à tout moment et pour tout motif. Il communiquera alors au Prestataire les coordonnées de son mandataire.

Sous peine d’inopposabilité, la résiliation de contrat prendra la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’autre Partie. Dans les plus brefs délais à compter de la résiliation du contrat, le Prestataire pourra remettre au Client ou au nouveau mandataire une copie des dossiers et des documents officiels encore en sa possession, le Prestataire pourra également adresser au Client une facture relative aux Prestations réalisées avant la demande de résiliation et relative à la préparation et la restitution des dossiers.

9. RÈGLEMENT DES LITIGES ET LANGUE DU CONTRAT

Les présentes CGS et les litiges relatifs à l’exécution de ces CGS relèvent du droit français et des règles régissant la profession de Conseil en Propriété Industrielle, ainsi que de la compétence exclusive des juridictions françaises.

Les présentes CGS sont rédigées en langue française. En cas de litige et de traduction des présentes CGS dans plusieurs langues, seule la version française ferait foi.

Date de mise à jour : 15 Novembre 2023